Cómo construí AskRoby

AskRoby existe porque durante 14 años dirigí un distrito creativo con 53 arrendatarios, y la respuesta a casi cualquier pregunta estaba dentro de un documento que nadie quería abrir.

Así se construyó, qué resultó difícil, y cuál fue la decisión que más importó.

El problema era recuperar, no guardar

Todos los negocios en los que he trabajado ya guardan sus documentos. Discos, carpetas, adjuntos de correo, un archivador. Guardar nunca fue el problema.

El problema es que recuperar un dato le cuesta veinte minutos a una persona: acordarse de qué documento era, encontrarlo, abrirlo y leer hasta que aparece la frase. Multiplícalo por un equipo, por cada semana, por un año.

Así que el producto nunca fue "un lugar donde poner documentos". Fue "haz una pregunta, recibe la respuesta".

Leer un documento son tres problemas distintos

La primera sorpresa fue que "leer el documento" no es una tarea. Son tres, y cada una falla distinto.

• Sacar el texto del archivo. Un contrato digital limpio es fácil. Una foto de una página firmada, tomada en diagonal y con mala luz, no lo es, y eso es lo que los negocios reales de verdad tienen.
• Entender la estructura. Un contrato de 40 páginas no son 40 páginas de igual importancia. Importan las fechas, los montos, las partes y las obligaciones; el relleno legal no.
• Responder la pregunta que se hizo, que casi nunca es la pregunta que el documento fue escrito para responder.

Los documentos más difíciles nunca fueron los complicados. Fueron los mal fotografiados.

La decisión que definió todo: mostrar la página

Al principio el sistema daba respuestas. Seguras, bien redactadas. Y yo no confiaba en ellas, porque sé lo que pasa cuando una pregunta sobre un contrato se responde de memoria, y esto era una máquina haciendo exactamente eso, pero rápido.

Así que cada respuesta lleva la página de donde salió. Lees la respuesta, miras la fuente, y o dice lo que el sistema afirma o no lo dice.

Eso convirtió el producto de algo que hay que creer en algo que se puede comprobar. Esa distinción es la diferencia entre una demostración y una herramienta que alguien usa un lunes por la mañana con dinero de por medio.

Qué tiene adentro

• Carga y procesamiento de documentos, incluidos escaneos y fotos
• Reconocimiento de texto, para que una página fotografiada se busque igual que una digital
• Lectura con inteligencia artificial que extrae y estructura lo que hay en cada documento
• Respuestas que citan la página de la que salieron
• Cuentas, segundo factor de autenticación y espacios de trabajo
• Suscripciones y pagos
• Alertas de vencimiento para seguros, licencias y contratos
• Interfaz completa en español e inglés

Qué le diría a quien empiece algo parecido

Construye la comprobación antes que la respuesta. Una respuesta que no se puede verificar es peor que ninguna, porque está segura de sí misma y nadie la atrapa hasta que cuesta algo.

Prueba con tus peores documentos desde el primer día. Los datos de prueba limpios esconden todos los problemas que sí vas a tener.

Y sé honesto sobre cuándo no vale la pena. Si tienes veinte documentos y los lees dos veces al año, no necesitas un sistema. Necesitas una carpeta y un recordatorio.